1.安排合适人选担当产品资料管理员（熟悉产品，细致严谨，有耐心，责任心强），明确产品资料管理员的职责。

2.建立完整，统一的产品编号规则；严格按照产品编号规则规范产品资料。

3.把样品分类分柜（架）存放，记录存放位置，方便查看（可借助样品通软件来记录）。

4.建立样品室样品合理的借出、归还制度，杜绝样品有借无还，归还时随便放置的问题（建议使用样品通软件打印样品借出申请单）。

5.建立合理，及时的资料收集，反馈，核对制度。产品资料的规范管理是一个陶瓷企业的基本，产品资料混乱会误导生产，使企业蒙受损失。因此企业内部应建立良好的沟通习惯，保证资料及时更新。

6.建立产品资料档案库。产品资料档案库非样品室管理员不得擅自修改，以避免资料混乱。

（1）整理产品资料，确定项目分类（器型分类，材质分类，特征分类，物料分类，成本分类）。

（2）产品、物料图片与按产品、物料的类别分文件夹存放归档，图片命名与产品、物料编号相同。保证图片与编号的一对一关系。

（3）录入产品图片的路径和产品的基础资料、包装资料、物料资料、成本资料。

7.样品资料的及时整理存档

（1）每有新产品开发完成，资料管理员应及时拍照并把图片归入分类文件夹（把图片路径粘贴到EXCEL，以便直接调阅，若使用样品通软件，则更加方便），编排出产品编号，建立基础资料。

（2）当收到包装部门的资料反馈时，应及时把包装资料按产品与包装方式的不同及时归档。

（3）当产品有改动时，应及时更新产品资料。

（4）当发现产品资料有误时，应及时更正产品资料。

8.资料归档完毕打印产品资料标签，粘贴于样品表面(或挂牌)，以方便浏览样品时参阅（使用样品通软件可快速打印条形码标签）。

9.条形码技术的应用。

10.如果出现产品与产品编号规则不兼容的情况，积极与相关负责人协商解决。